高质量的数据来源是数据分析工作的前提和保证，但是，无论是手工录入数据还是外来数据都可能包含一些错误。
工作中，防止手工录入数据时可能出现的错误，可以对单元格设置一些验证规则，当录入的数据不符合要求时可以给出提示。首先，选中需要设置验证的单元格，一般以列为单位；然后，通过“数据”选项卡>>“数据工具”组>>"数据验证">>"数据验证"打开数据验证设置窗口，如下图所示。
其中有4个设置页，分别是设置、输入信息、出错警告和输入法模式，下面分别介绍。
在“设置”页中可以设置允许的数据类型，包括任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度、自定义；根据类型还可以设置数据的有效范围。默认为任何值，即允许录入任何数据并可以为空。
设置“整数”或“小数”时，还可以设置允许的最小值和最大值。如果允许没有数据应选中“忽略空值”。
设置为“序列”时，可以设置一些可选值，如姓名可以设置可选值为“男,女”，同时选中
“提供下拉箭头”，在单元格录入数据时就可以从下拉列表中选择，如下图的示。
设置“序列”允许的选项时，还可以使用工作表中的数据，如我们新建一个工作表Sheet2，并在A1到A3单元格录入“红”、“黄”、“绿”，如下图所示。
选择数据验证窗口中的“设置”页，并在允许列表中选择“序列”，然后点击“来源”后面的向上箭头图标；打开数据选择小窗口后直接选中Sheet2表中的A1到A3单元格；点击小窗口后的向下箭头图标回到“数据验证”窗口，可以看到在“来源”栏中显示了引用数据的绝对地址；最后点击“确定”按钮确认设置。如下图所示。
此时，在单元格录入数据时可以看到如下图所示的列表。
设置为“日期”时可以设置允许的开始日期和结束日期，设置“时间”时则可以设置开始时间和结束时间。
设置“文本长度”时可以设置录入文本的最小字符数和最大字符数。同时，允许没有数据时应选中“忽略空值”。
设置“自定义”时应设置一个公式，公式最终应返回逻辑值，成立时为TRUE，不成立时FALSE。当公式返回TRUE时，数据验证通过，否则数据验证不通过。如设置A列数据必须在1和9之间，就可以设置为“=AND(A:A>=1,A:A<=9)”。确定后，可以在A列的单元格输入10，此时会出现错误提示，如下图所示。
如果需要自定义出错时显示的信息，可以在“出错警告”页中进行设置，稍后讨论。
打开“数据验证”窗口的“输入信息”页可以设置单元格的提示信息，如下图所示的标题和输入信息。
点击“确定”按钮完成设置后，当选中设置数据验证的单元格时就出现如下图所示的提示信息。
数据验证设置时还可以定义数据错误后的提示信息，打开“数据验证”窗口的“出错警告”页，并输入如下图所示的信息。
在“出错警告”页中，“样式”列表中可以选择停止、警告、信息，它们显示的图标不同；而标题和错误信息则用于设置消息窗口的标题内容和提示信息。可以在单元格粘贴一个错误值，如”蓝“，然后可以看到如下图所示的消息窗口。
“数据验证”中的“输入法模式”页中可以设置选中单元格后的输入法状态，其设置也比较简单，如下图所示。
其中，“随意”是不进行干预，会使用系统当前的输入法状态；“打开”是打开默认的输入法，如使用的中文输入法；“关闭(英文模式)”则是关闭输入法，使用默认的英文输入法。