数据处理工作中经常会根据需要只提取一部分数据使用，本文讨论Excel中提取数据两个基本方法，即筛选和随机抽取样本数据。本文演示数据使用“测试数据1.xlsx”，下载地址http://caohuayu.com/res/Res.aspx?id=res20251201。
前文提到过，将数据区域转换为数据表时会在列名后自动添加用于筛选的按钮，对于普通的工作表区域，同样可以很方便地进行筛选操作。首先，选中数据区域中的某个单元格；然后，点击“开始”选项卡>>“编辑”组>>“排序和筛选”>>“筛选”，此时列名后同样会出现筛选按钮，如下图所示。
对某列数据筛选时，可以点击列名后的向下三角按钮，在弹出的菜单中可以直接选择所需要的数据，如下图中选择了f2为“记录0102”的数据。
点击“确定”按钮后会隐藏表中的其它数据，如下图所示。
需要取消某一列的筛选条件时可以点击此列筛选菜单中的“从xx中清除筛选器”，其中xx为当前列的列名；取消所有筛选条件时可以点击“开始”选项卡>>“编辑”组>>“排序和筛选”>>“清除”。关闭筛选状态时可以再次点击“开始”选项卡>>“编辑”组>>“排序和筛选”>>“筛选”。
下面分别讨论文本、数字和日期数据的筛选。
文本筛选时可以直接输入查询的关键字，此时会自动筛选当前列的数据，如下图显示了f3列中查询“19950321”的条件输入。
上图筛选了f3列中包含“19950321”内容的记录，可以看到结果只有一个，点击“确定”按钮后，除这条记录以外的数据都会隐藏。
除了按内容模糊查询，文本内容的查询条件还可以通过筛选菜单中的“文本筛选”项进行更多设置，如下图所示。
实际上，无论点击“文本筛选”子菜单中的哪一个选项，弹出的条件设置窗口都是相同的，只默认选中的条件不同，如下图所示。
上图箭头所指的地方可以选择条件类型，常用的包括：
此外，这里最多可以设置两个条件，关系为“与”和“或”，如下图设置的两个条件是f3列包含“199508”或“199608”，
点击“确定”后的筛选结果如下图所示。
查询条件中还可以使用通配符，如问号（?）匹配一个符，星号（*）匹配任意多个字符。如下图中设置的查询内容“19????01”会查询19xx年各月1号出生的记录，其中的4个问号可以匹配年份的后2位和2位月份内容，而最后的01则匹配就是1号。
点击“确定”后查询结果如下图所示。
相对于文本内容筛选，数字筛选条件设置更加丰富，如下图显示了f4列中“数字筛选”子菜单的内容。
数字常用的筛选条件包括等于、不等于、大于、大于等于、小于、小于等于，还有一些比较特殊的筛选条件，下面分别讨论。
介于，筛选介于最小值和最大值之间的数据，条件设置如下图所示。
可以看到，介于条件实际是通过大于等于和小于等于两个条件的组合。本例会筛选f4列1000到2000的记录，筛选结果如下图所示。
前10项，可以设置显示最大或最小的n条记录，默认为10；也可以设置为显示比例，对话框中可以进行调整，如下图所示。
如图中所示，在第一个下拉列表中可以选择“最大”或“最小”，在最后一个下拉列表中可以选择“项”或“百分比”，而中间的数值则表示n项或n%。
高于平均值或低于平均值，可以自动显示大于或小于当前列数据平均数的记录。
根据日期数据的操作特点，其筛选条件更加丰富，如下图显示了f6列的筛选菜单。
如上图所示，数据内容的列表中已经按年、月、日、时、分、秒组织好了日期和时间，这里可以很方便的选取所需的数据记录。对于“日期筛选”子菜单的条件，应注意大量的相对条件，如明天、今天、昨天、明年、今年、去年等等，这些都是相对于系统当前时间而言，工作中可以根据需要选择，如当前为2025年，选择“去年”则只显示2024年数据。
首先选中数据区域中的某个数据单元格，通过“数据”选项卡>>“排序和筛选”组>>“高级”可以打开高级筛选的设置窗口，如下图所示，其中的“列表区域”会自动识别数据所在区域。
接下来需要一个区域来设置筛选条件，先来了解一些基本规则。定义条件的区域也是个二维表格式，其中第一行为设置条件的列名，第二行开始可以设置多行条件；需要注意的是同一行的条件关系是“与”，不同行的条件关系是“或”，如下图设置的筛选条件就是f4、f4a、f4b的数据同时大于2000。
请注意是，本例这些条件设置的区域为L1:N2，接下来在高级筛选设置窗口中做如下设置，其中的“列表区域”、“条件区域”、“复制到”区域都可以点击后面的向上箭头图标来选择。
这里选择“在原有区域显示筛选结果”，筛选结果如下图所示。
下图所示的条件会筛选f4大于6000或f4a大于6000或f4b大于6000的数据记录，请注意各列筛选条件分别写在不同的行。
在高级筛选窗口中设置如下参数。
点击“确定”按钮后可以看到，只要f4、f4a或f4b中的一个大于6000都会被筛选出来。
最后，如果需要提取筛选后的数据，可以点击工作表左上角行号与列名夹角的“全选”按钮选中数据，然后执行复制（Ctrl+C）操作；接下来新建一个新的工作，最在新的工作表中粘贴数据（Ctrl+V）即可。
Excel中可以使用RAND()函数产生0到1之间的随机数，其结果可能大于等于0但总小于1；另一个产生随机数的函数是RANDBETWEEN()，它可以返回一个指定范围的整数，其参数1和参数2分别指定允许的最小值和最大值，产生的随机数在这两个数值之间，并可能包含这两个值。
下面我们使用随机数来随机抽取数据记录。
简单的随机抽取样本数据工作在Excel中是很简单的，如“测试数据1.xlsx”中需要随机抽取一部分数据，可以先添加一列，并通过RAND()函数生成一列随机数，如下图所示。
每次调用RAND()函数生成结果都是不同的，所以您在测试中生成的随机数可能和图中的不同。接下来需要保存随机数的实际值，否则排序后又会重新生成。选中随机数列，进行复制（Ctrl+C）、粘贴值（粘贴选项中含123的图标）操作。
接下来选中随机数列中的一个数据单元格，然后对此列数据进行排序，如升序可以通过“开始”选项卡>>"编辑"组>>"排序和筛选">>"升序"操作。排序后就可以根据需要按顺序提取数据记录，如下图显示了前10行的数据。
统计学中还有很关于数据抽样的知识，有兴趣可以深入学习。