工作中，当数据完成了整理、计算、分析等工作以后，就需要为发布数据做准备，本文将讨论Excel中的发布数据的格式、报表设计、视图模式与页面设置、导出PDF格式等内容。进一步操作数据前，应注意对数据进行备份，一方面可以保留二维表格式方便再次使用，另一方面如果操作出现异常还可以重新开始。
无论是原始数据、还是通过提取或计算生成的数据，最终发布前都会根据需要对格式进行标准化，如保留的小数位数、文本是单行或多行显示、日期和时间的格式等。
首先来看文本的显示。单元格中，如果文本比较长可能需要换行显示，此时如没有特殊要求应使用自动换行，这样不会改变文本的内容；如果使用Alt+Enter组合键强制换行会在文本中添加换行符，则文本内容就发生了变化，在使用文本查找等功能时会出现问题。指定单元格内容自动换行时，可以点击“开始”选项卡>>“对齐方式”组中的“自动换行”按钮，如下图所示。
工作表中的数值处理完成后，单元格的实际内容可能是计算公式，也可能保留了过多的小数位，此时，可以根据需要进行设置，首先是确定保留多少小数位，请注意，这里不是通过单元格格式设置显示多少位小数，而是在单元格中实际保留多位小数。此时可以使用ROUND()函数，其参数1指定需要设置小数位的数据，参数2指定保留的小数位，多余的小数位会按四舍五入处理，如ROUND(1.125,2)返回1.13。此外，参数2还可以使用负数，此时为格式化为整倍数的数字，如ROUND(12345,-2)返回12300。
FLOOR.MATH()和FLOOR()函数，默认返回小于参数1的最大整数，也可以通过参数2指定返回数据的倍数。如FLOOR.MATH(1.56)返回1，FLOOR.MATH(1.56,0.1)返回1.5。
CEILING.MATH()和CEILING()函数，默认返回大于参数1的最小整数，也可以通过参数2指定返回数据的倍数。如CEILING.MATH(1.23)返回2，CEILING.MATH(1.23,0.1)返回1.3。
确定文本和数值最终的数据以后，可以全选工作表并复制，然后在新的工作表中选择性粘贴，最后只粘贴数值（123图标）生成一份最终数据。
如果工作表的格式设置无法通过粘贴数值去除，也可以通过“记事本”过滤所有格式；全选工作表数据后，复制并粘贴到记事本中；然后在记事本中全选数据并复制；最后在新的工作表中粘贴数据。如果数据格式是大于15位数字或有前导0的内容，应首先设置单元格格式为文本后再粘贴数据。
前面的内容中，处理的都是二维表结构数据，在Excel中还可以很方便地套用格式来美化表格。接下来使用测试数据1.xlsx文件中的数据进行测试，下载地址：http://caohuayu.com/res/Res.aspx?id=res20251201。
首先选中一个数据单元格以便自动识别数据区域，然后点击“开始”选项卡>>“样式”组>>“套用表格格式”，并在列表中选择合适的样式，此时，数据区域的样式会改变，而且数据区域会生成为数据表，并命名为“表1”，如下图所示。
除了基本的数据以外，数据报表还需要一些其它信息，如表头中一般会包括标题、数据单位、发布日期和时间等。在数据的下方一般还会包含备注信息、数据说明等内容。如下图显示了测试数据1.xlsx文件中添加了标题和数据单位的效果。
此表中，首先选中A1到J1单元格，然后点击“开始”选项卡>>“对齐方式”组>>“合并后居中”，并在合并后的单元格中输入标题。在J2单元格中输入“单位：万元”，并设置单元格为右对齐。最后，可以将列名行，即第3行设置为加粗（选中第3行后使用Ctrl+B组合键）。
本例中，f4和f4a、f4b数据为整体与子项的关系，f5a也是f5的子项数据，如何在列名中体现这种关系呢？首先在选中第4行并通过鼠标右键菜单插入一行，如下图所示。
接下来，将f4a、f4b、f5a列名移动到新行中，如下图所示。
最后通过合并单元格和单元格的边框设置列名效果，如A3和A4合并、B3和B4合并、C3和C4合并、D3和D4合并、E3和E4合并、H3和H4合并、J3和J4合并。E3到I4单元格的边框参照下图进行设置。
接下来讨论如何更有效地浏览数据，以及如何进行页面设置和打印。
目前为止我们都是在“普通”视图下进行操作，在Excel界面的右下角，即显示比例的左侧，还可以切换为“页面布局”或“分页浏览”视图模式。
页面布局视图可以看到最终的打印效果，这里显示了数据表的页眉、页脚区域，可点击进入编辑，如下图所示。
在分页浏览视图中可以更专注的数据表的主体部分，如下图所示，其中的蓝色边框即为页的边界。
页面布局和分页浏览视图中，都可以根据页面的大小对数据表进行调整，但这需要根据设置的纸张尺寸和方向进行调整。通过“页面布局”选项卡>>“页面设置”组右下角的箭头图标可以打开页面设置窗口，如下图显示了“页面”设置页的界面，其中已将方向设置为“横向”。
打开“页眉/页脚”设置页可以设置打印的表中显示的页眉和页脚，如下图所示。
如上图所示。在位置①的列表中可以选择已定义的页眉内容模板，在②的位置可以点击输入自定义的页眉内容。位置③可以添加自定义页脚内容，而位置④的列表中可以选择已定义的页脚内容模板，如在页脚中添加当前页码和总页数，可以在列表中选择“第1页 , 共?页”。
再来看“工作表”设置页，如下图所示。
打印表格时，如果数据量较大，常常需要在每一页都打印列名行，此时可以点击上图位置①的按钮；然后点击选中列名的行，如上例中的第3和第4行，选中后点击箭头图标返回页面设置窗口，最终点击“确定”按钮完成设置。切换到“页面布局”视图，可以看到每一页都显示了列名行，如下图所示。
实际上，在“普通”视图中浏览数据时也可以保持列名以上的区域不随数据滚动，此时可以使用冻结窗格功能。冻结窗格可以锁定行和列不随其它数据一起滚动，方便查看列名和行的主要数据。冻结窗口前，首先选中允许滚动区域左上角的单元格，也就是锁定行下方、锁定列右侧的单元格。还以上例的数据表为例，如果只需要锁定列名以上的行，可以选中A5单元格，然后点击“视图”选项卡>>“窗口”组>>“冻结窗格”>>“冻结窗格”，然后向下滚动浏览数据时可以随时对照列名，如下图所示。
报表发布的形式有很多种，物理发布时可以使用纸质表，电子发布时可以直接提供Excel文件、PDF格式或通过网页发布。
下面介绍如何将Excel导出为PDF格式文件。点击“文件”选项卡，在左侧菜单中选择“导出”，然后点击右侧的“创建PDF/XPS”，如下图所示。
在弹出的窗口中选择保存路径并指定PDF文件名，点击右下角的“发布”按钮即可，如下图所示。